Ce este un Dental Office Manager și care este rolul lui în clinică?

Ce este un Dental Office Manager și care este rolul lui în clinică?

Recepția reprezintă cartea de vizită a unei clinici, iar personalul din recepție transmite pacienților, de la primul contact, calitatea serviciilor prestate. Trecând peste granițele centrului info. pe care îl reprezintă, personalul din recepție este cel care livrează povestea reală și coerentă a brandului clinicii.

Dental Office Mangerul este persoană care răspunde de organizarea și coordonarea activităților din cadrul clinicii stomatologice pentru atingerea unei eficiențe organizaționale maxime. O persoană încadrată pe acest post, trebuie să aibă abilități dezvoltate de lucru cu oamenii, să fie experimentată în rezolvarea sarcinilor administrative și de birou și să dețină cunoștiințe de utilizare a pachetelor software din categoria MS Office.

Rolul unui D.O.M este acela de a ajuta echipa să își îndeplinească principalul obiectiv, și anume, acela de a readuce zâmbetul pe chipul pacienților. Pentru asta, va lucra împreună cu întreaga echipă a clinicii și va coordona și intermedia legătura dintre personalul medical și pacient.

Pentru o bună desfasurare a activitatii, D.O.M-ul are o listă de activități zilnice:

– examinează programările și dosarele pacienților. Verifică lista pacenților programați / așteptați la clinică și discută cu aceștia planuri de tratament, noi servicii, gradul de satisfacție, prezentarea clinicii în cazul pacienților noi;

– pe langă atribuțiunile de management, acesta are și rol de lider. El trebuie să motiveze membrii echipei și să se asigure că aceștia lucrează la capacitate maximă;

– când are perioade în care nu este ocupat cu pacienții sau colegii, rezolvă sarcini legate de proceduri, verifică încasările, registrul de casă și rapoartele de gestiune;

– își calculează timpul astfel încât să vorbească individual cu fiecare coleg, cel puțin o dată pe săptămână, să îi identifice nevoile, nemulțumirile sau așteptările și să îi ofere un feedback privind activitatea pe care o desfășoară;

– răspunde la telefon, e-mail-uri și corespondență. Este important ca D.O.M- ul să fie un exemplu în privința timpului de răspuns la mesaje și a promptitudinii în rezolvarea situațiilor neplăcute;

– arhivează și gestionează fișele pacienților.

Acestea sunt doar o parte din sarcinile zilnice, de bază ale unui Dental Office Manager. Acestei liste se adaugă și activități specifice de marketing, management financiar, resurse umane și strategie de business. 

Cele mai multe și importante decizii sunt luate sub umbrela emoțiilor, iar factorii externi ne determină să asociem o anumită stare cu un loc, cu o persoană, un nume sau context și nu numai. De aceea este indicat ca prima experiență a pacienților să fie una peste măsura așteptărilor lor, cu ajutorul unui personal pregătit și instruit să reușească acest lucru.

– – –

Daniela Jianu
Dental Office Manager @ CriniDent
www.crinident.ro



ro_RORO
en_GBEN ro_RORO